다락원이 글로벌 협업을 더 빠르고 안전하게 이루어 낸 비결

다락원은 전 세계의 저자 및 파트너들과 협업하여 언어 학습 콘텐츠를 제작합니다.

Dropbox를 통해 파일을 60일이 아닌 몇 초 만에 주고받고, 출판 자료 배송 비용을 50% 이상 절감했으며, 콘텐츠도 보다 안정적으로 관리하고 있습니다.

“Dropbox는 이제 사내는 물론 외부 저자 및 파트너와 협업하는 데 있어서 핵심 도구가 되었어요. Dropbox 도입을 통해 당사는 업계를 선도하는 미래지향적 기업으로 자리매김할 수 있었죠.”

DARAKWON 신경철, 다락원 총괄 매니저

다락원의 과제

느린 파일 전달과 과도한 IT 부담

수년간 다락원은 USB, 외장하드, 심지어 블루레이에 파일을 담아 해외로 배송하는 전통적인 방식으로 파일을 공유해 왔습니다. 한 번의 전송에 한 달, 길게는 두 달이 걸리기도 했습니다. 그마저도 항상 성공적인 건 아니었습니다. 장치가 손상되거나, 다운로드에 실패하거나, 파일이 사라지는 일도 빈번했습니다.

파일은 온프레미스 서버에 보관했지만, 시스템 관리가 쉽지 않았습니다:

• 하드웨어는 지속적인 업그레이드가 필요했고,

• 고장은 잦아 업무를 자주 지연시켰으며,

• 유지보수 비용도 계속 늘어났습니다.

• 백업은 복잡했고, 보안에 대한 불안감도 컸습니다.

일부 팀은 자체적으로 클라우드 도구를 사용하려 했지만, 그로 인해 데이터가 여기저기 흩어지고, 보안 문제가 발생했으며, 전사적으로 체계적인 관리가 불가능했습니다. 다락원에는 모든 것을 하나로 통합해 줄 플랫폼이 절실했습니다.

“예전엔 파일 300개를 보내고 최대 60일까지 기다려야 했습니다. 지금은 실시간으로 전송하고 있죠.”

Dropbox 솔루션

파일 보관, 전송, 관리를 하나의 공간에서

다락원은 단순함, 안정성, 그리고 지원 체계에서 강점을 가진 Dropbox를 선택했습니다. 당시 특히 눈에 띄었던 점은 한국어로 제공되는 현지 지원, 글로벌 환경에서도 우수한 성능, 그리고 타 플랫폼 대비 뛰어난 가성비였습니다.

이제 다락원의 모든 콘텐츠는 하나의 공간에 모여 있습니다. 팀원 전원이 손쉽게 파일에 접근할 수 있지만, 세분화된 권한 설정 덕분에 각자 필요한 자료만 볼 수 있도록 관리됩니다. 책 레이아웃, 오디오 파일, 디자인 작업물 등 대용량 자료는 Dropbox Transfer 를 통해 국내외 파트너들에게 빠르고 안정적으로 전송됩니다.

또한 e러닝 프로젝트에서는 Dropbox Replay를 활용해 영상 및 오디오 파일에 프레임 단위로 댓글을 달며 원격 편집을 더욱 수월하게 진행하고 있습니다. 계약서 작업 역시 Dropbox Sign을 사용해 Dropbox 안에서 바로 전자서명으로 처리합니다.

성과

더 빠른 전송, 더 낮은 비용, 더 강한 신뢰

이제 다락원은 파일을 몇 초 만에 공유합니다. 실패도, 지연도 없습니다.

공유 속도가 빨라지고 병목 현상이 줄어들면서, 초안부터 최종 전달까지의 전반적인 작업 속도도 향상되었습니다. 다락원의 신경철 총괄 매니저는 “기존 시스템에서 Dropbox로 바꾸고 나서 업무 효율이 전체적으로 5~10% 향상됐습니다.”라고 덧붙였습니다.

Dropbox는 비용 절감에도 큰 역할을 했습니다.

• 출판 자료 배송 비용이 2021년 약 3만 달러에서 2024년에는 1만 5천 달러 수준으로 절반 가까이 줄었습니다. 대부분의 파일을 디지털로 전송하게 되면서 가능한 일이었습니다.

• 인쇄, 포장, 발송에 드는 시간도 대폭 줄었습니다.

• 온프레미스 시스템을 없애면서 하드웨어 관련 비용과 연간 약 7,500달러의 IT 인건비도 절감했습니다.

새 시스템은 마음의 안정을 가져다줬습니다. “Dropbox의 버전 관리 기능은 말 그대로 생명의 은인입니다. 파일이 손상되거나 사라졌을 때 저희를 여러 번 구해줬죠.” 또한 지적 재산에 대한 보안과 통제도 한층 강화되었습니다.

마지막으로, 관리자 콘솔 덕분에 팀은 직원의 입·퇴사 시 신속하게 계정을 관리할 수 있으며, 세부 활동 로그를 통해 누가 어떤 파일을 열고, 수정하고, 삭제했는지를 정확히 파악할 수 있습니다. 대용량 파일 전송 같은 시스템 알림은 IT 팀이 이상 징후를 빠르게 감지하고 대응하는 데 도움이 됩니다.

지연은 줄고, 업무 흐름은 단순해지면서 다락원은 글로벌 출판 활동을 더욱 자신감 있고 유연하게 확장해 나가고 있습니다.

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